Dokumenty to podstawowe źródło i jednostka obiegu informacji w każdej firmie. Informacja ta nie ma jednak szans być komukolwiek użyteczną, jeśli teczki z papierami — w oczekiwaniu na odpowiedni podpis – będą przerzucane z biurka na biurko.

Innymi słowy dokumenty są niezastąpionym źródłem informacji, ale tylko pod warunkiem, że zostaną stosownie uporządkowane, sklasyfikowane i udostępnione odpowiednim osobom. Wnioski, umowy, projekty, druki, faktury — rodzajów tzw. „papierów” jest sporo w niemal każdym biurze. Im ich więcej, tym ich rejestracja, klasyfikacja, akceptacja, a następnie przeglądanie oraz wyszukanie, jest bardziej palącym wyzwaniem. Jeśli nasze repozytorium ma formę szafy, a do rejestracji i obiegu dokumentów używamy długopisu i dobrej pamięci, szybko może się okazać, że szuflady są przepełnione, a nasz głowa jednak zawodna…

W teorii…

Właśnie w celu wspomożenia procesów obiegu dokumentacji powstały tzw. moduły DMS. Zwykle są one częścią systemów ERP, które całościowo integrują rozwiązania informatyczne obsługujące procesy zachodzące w firmie. Najprościej rzecz ujmując służą one gromadzeniu, śledzeniu i przechowywaniu dokumentów. Umożliwiają ich odnajdywanie i klasyfikację. Poprawiają wydajność pracy poprzez usystematyzowanie i przyspieszenie czynności wykonywanych na pismach. Historycznie głównym celem stosowania DMS była rejestracja w formie elektronicznej zeskanowanej dokumentacji papierowej. Dziś ich nadrzędnym celem jest umożliwienie sprawnego obiegu (akceptacji) wszystkich rodzajów dokumentów.

…i w praktyce

Jak właściwie wygląda ten proces w praktyce? W module DMS funkcjonuje — wspólne dla wszystkich użytkowników — tzw. repozytorium dokumentacji. To w jego ramach gromadzone (rejestrowane) są wszystkie szablony i dokumenty funkcjonujące w danym przedsiębiorstwie. W zależności od źródła pochodzenia materiału jego rejestracja dokonywana jest na dwa sposoby:

• Rejestracja tzw. „Zdarzeń”

Tzw. „Zdarzenia” trafiają do modułu DMS bezpośrednio z systemu ERP (więcej o systemach na www.streamsoft.pl). Są one skutkiem czynności, które są w danej firmie/branży powtarzalne. Na przykład dla produkcji „Zdarzenie” może nastąpić za każdym razem, gdy w Module Handlowo-Magazynowym wprowadzony zostanie nowy dokument zamówienia. Tak więc „Zdarzenia” powstają na skutek jakichś określonych (ustalonych dla danej firmy i zwykle powtarzalnych) sytuacji, nie trzeba ich za każdym razem rejestrować. Innymi słowy: w tym przypadku ścieżka akceptacji — jeśli jest wymagana — podłącza się automatycznie.

• Rejestracja tzw. „Sekretariatu”

Sekretariat to z kolei elementy wprowadzane ręcznie, przez pracownika. Ten typ postępowania dotyczy najczęściej korespondencji przychodzącej. Umożliwia on rejestrację każdego typu zewnętrznego dokumentu w ramach predefiniowanych parametrów. Rejestrujący określa ścieżkę akceptacji „ręcznie” — poprzez wybór wcześniej zdefiniowanego typu zdarzenia — i wypełnia określone w nim pola. Innymi słowy: system „pyta” operatora o rodzaj dokumentu i na tej podstawie przyporządkowuje dany plik do odpowiedniej (uprzednio zdefiniowanej) ścieżki. W przypadku pojawienia się „nowego” (nieznanego) gatunku dokumentu, możliwe jest ręcznie określenie ścieżki akceptacji, której dokonuje operator.

• Wprowadzenie dokumentów w obieg

Koniec końców, efektem obu typów rejestracji jest to, że dokumenty trafiają w obieg („ścieżkę akceptacyjną”). Dalej, w zależności od rodzaju pisma i ustalonych w czasie rejestracji parametrów, różne osoby podejmują kolejne decyzje związane z danym pismem; system wskazuje — w odpowiedniej kolejności — osoby, które mają za zadanie zatwierdzić dany dokument. Na każdym poziomie ścieżki akceptacyjnej istnieje albo personalnie określona osoba do akceptacji, albo konkretna grupa osób. O powstałym zdarzeniu — którym należy się zająć — operator może być powiadomiony komunikatem w programie (alert), e-mailem lub smsem. Jego akceptacja powoduje przekazanie dokumentu do następnej osoby ze ścieżki akceptacyjnej. Akceptacja może być także „cofnięta” do poprzedniego użytkownika, w celu uzupełnienia informacji lub dokonania korekt.

Podsumowując, system sprawdza: co, do kogo, w jakiej kolejności i z jakiego powodu ma trafić. Wiadomo także kto i w jakim czasie zaakceptował dany dokument. Dopiero kiedy cała założona ścieżka zostaje wykonana, dokument zostaje ostatecznie zaakceptowany, co owocuje np. wysyłką zamówienia bądź wykonaniem przelewu.